Digitale Transformation: Fokus auf E-Akte und Dokumentenmanagementsysteme
Rolle der Künstlichen Intelligenz (KI): Wie KI-Technologien wie Machine Learning die Arbeit mit Dokumenten effizienter und intelligenter machen
Die Vorteile: Effizienzgewinne, Kosteneinsparung, Rechtssicherheit & Datenschutz
In Unternehmen wie Versicherungsinstituten oder der öffentlichen Verwaltung fallen tagtäglich enorme Mengen an Informationen an, die verarbeitet, ausgewertet und korrekt eingeordnet werden müssen. Gleichzeitig steigt die Erwartung der Endkunden. Diese möchten schnelle, reibungslose Dienstleistungen – ganz im Sinne der digitalen Angebote, die sie aus dem privaten Umfeld längst gewohnt sind. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, setzen immer mehr Unternehmen auf intelligente Technologien, insbesondere auf KI-gestützte Suchsysteme. Mit der Erweiterung um generative Künstliche Intelligenz ergeben sich noch weitreichendere Einsatzmöglichkeiten.
Den Datenstrom in der Verwaltung sinnvoll nutzen
Versicherungen verarbeiten unterschiedlichste Arten von Daten – von personenbezogenen Informationen über rechtliche Vorgaben bis zu Schriftwechseln und archivierten Dokumenten. Die Herausforderung besteht darin, diese heterogenen Datenquellen effizient zu erschließen, zu analysieren und sinnvoll nutzbar zu machen. Moderne, auf KI basierende Suchlösungen bieten hier eine vielversprechende Antwort.
Diese Systeme – häufig unter dem Begriff „Enterprise Search“ zusammengefasst – sind in der Lage, verschiedenste digitale Informationsquellen über Schnittstellen zu verknüpfen und eine zentrale Auswertung zu ermöglichen. Mithilfe fortgeschrittener Analyseverfahren und maschinellen Lernens erkennen sie semantische Zusammenhänge, kategorisieren auch unstrukturierte Inhalte und identifizieren relevante Themenfelder. Dadurch gewinnen Mitarbeitende schnell einen Überblick über komplexe Sachverhalte und können fundierte Entscheidungen treffen.
Wissensmanagement neu gedacht
Ein klarer Vorteil der intelligenten Suche ist ihre Fähigkeit, vorhandenes Wissen in einer Organisation zentral zu bündeln und zugänglich zu machen. Über eine einheitliche Benutzeroberfläche finden Mitarbeitende zuverlässig die Informationen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen – unabhängig davon, in welchem System oder Format diese ursprünglich gespeichert waren. Das erleichtert nicht nur die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen, sondern stellt auch sicher, dass wertvolles Erfahrungswissen nicht verloren geht, wenn Personal wechselt.
Weiterhin lässt sich durch die zentrale Verwaltung von Wissen ein besseres Controlling etablieren. Informationen sind schneller auffindbar, Aufgaben können effizienter delegiert und Prozesse gezielter optimiert werden.
Von der Informationssuche zur aktiven Prozessunterstützung
Die Funktionalität intelligenter Suchsysteme geht über die reine Informationsrecherche hinaus. Durch die Integration in bestehende Verwaltungsprozesse lassen sich zahlreiche Aufgaben automatisieren. So kann die Software etwa bei der digitalen Antragstellung prüfen, ob alle erforderlichen Unterlagen vorliegen – und den Antragsteller gegebenenfalls direkt darauf hinweisen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote und den Abstimmungsbedarf im Nachhinein.
Ein weiteres Beispiel ist die automatisierte Verarbeitung eingehender E-Mails. Systeme mit intelligenter Inhaltsanalyse können diese erkennen, kategorisieren und an die zuständigen Stellen weiterleiten. Auch das Auffinden personenbezogener Daten in umfangreichen Dokumentenbeständen – beispielsweise zur Beantwortung von Datenschutzanfragen – wird durch solche Technologien erheblich erleichtert.
Generative KI als nächster Schritt
Ein besonders dynamischer Innovationsschub ergibt sich durch die Integration generativer Künstlicher Intelligenz. Diese Technologie, bekannt durch Anwendungen wie ChatGPT, bringt eine neue Qualität der Textverarbeitung mit sich: Sie ist nicht nur in der Lage, Inhalte zu verstehen, sondern kann auch eigenständig Texte erstellen, Zusammenfassungen generieren oder auf gezielte Fragen antworten.
In Kombination mit Enterprise Search eröffnen sich dadurch neue Nutzungsszenarien. Die generative Komponente kann beispielsweise gefundene Informationen automatisch aufbereiten und in kompakter Form darstellen. So erhalten Mitarbeitende nicht nur eine Trefferliste, sondern direkt eine verständliche Zusammenfassung – inklusive Quellennachweis. Fragen zu spezifischen Akteninhalten können im Dialog beantwortet werden, ähnlich wie bei einem intelligenten Assistenten.
Sicherer Umgang mit sensiblen Daten
Gerade im öffentlichen Sektor ist der verantwortungsvolle Umgang mit Informationen essenziell. Bei der Nutzung generativer KI in behördlichen Strukturen ist deshalb besondere Sorgfalt gefragt. Eine wichtige Voraussetzung ist, dass sämtliche Daten innerhalb der Organisation bleiben – etwa durch den Betrieb der Systeme auf eigenen Servern (On-Premises). Auf diese Weise wird ausgeschlossen, dass vertrauliche Inhalte an externe Cloud-Dienste gelangen.
Ein weiterer Sicherheitsaspekt betrifft die Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen dürfen bestimmte Informationen einsehen oder verarbeiten können. Gute Enterprise-Search-Lösungen berücksichtigen dies und stellen sicher, dass auch generierte Inhalte wie Zusammenfassungen oder Antworten auf Rückfragen ausschließlich auf freigegebene Informationen zugreifen.
Praxisnahe Assistenzsysteme
Die Einsatzmöglichkeiten generativer KI in der E-Akte sind vielfältig. So können Sachbearbeitende sich bei der Erstellung von Aktenvermerken durch automatische Textvorschläge unterstützen lassen. Die KI fasst den bisherigen Sachverhalt zusammen, während die abschließende Bewertung dem menschlichen Bearbeiter obliegt. Auch umfangreiche E-Akten können dialogbasiert ausgewertet werden, sodass bestimmte Informationen per Frage-Antwort-Prinzip direkt abgerufen werden können.
Solche digitalen Assistenten steigern die Effizienz und Qualität der Verwaltungsarbeit, insbesondere bei komplexen oder zeitkritischen Vorgängen. Die Beschäftigten können sich stärker auf fachliche Aufgaben konzentrieren, während Routinetätigkeiten automatisiert im Hintergrund ablaufen.
Effizienzgewinne ohne Kontrollverlust
Natürlich ersetzt auch die fortschrittlichste Technologie nicht den menschlichen Faktor. Viele Aufgaben erfordern weiterhin fachliches Wissen, Fingerspitzengefühl und persönliche Verantwortung. Doch durch den gezielten Einsatz intelligenter Systeme lassen sich zahlreiche Prozesse erheblich verschlanken.
Statt Wunderdinge zu erwarten, sollten Unternehmen die KI-gestützte Suche als das verstehen, was sie ist: ein leistungsstarkes Werkzeug zur Entlastung des Personals, zur Verbesserung von Services und zur Effizienzsteigerung.
Der Endkunde ist am Ende der große Gewinner – durch schnellere Bearbeitungszeiten und effizientere Verarbeitung.
Verfasst von
