Gute Templates im Outputmanagement sorgen dafür, dass die Botschaft ankommt!

Doc Development – Musterschreiben im Digitalzeitalter

In der Kundenkommunikation wird häufig auf Musterdokumente oder -schreiben zurückgegriffen. Gerade bei sich wiederholenden Vorgängen spart das Zeit und verringert die Fehleranfälligkeit. Auf der anderen Seite fordert es auch die Unternehmen, die dafür Sorge tragen müssen, dass die verwendeten Muster einwandfrei sind, zum jeweiligen Case passen und auch sprachlich aktuellen Gepflogenheiten entsprechen. Um dies zu gewährleisten, macht die Etablierung eines Document Lifecycle Managements Sinn.

Wir möchten anhand Ihrer spezifischen Anforderungen gemeinsam Ihren Bedarf ermitteln, um geeignete Lösungen zu identifizieren und Verbesserungspotenzial aufzuzeigen. Ob bei einer Templateanalyse, einer Schriftgutüberführung, einer Migration, dem Entwickeln und Gestalten von Templates oder dem klassischen Doc Development – wir unterstützen Sie in jeder Phase und haben mit unserem Team die notwendige Expertise für die Umsetzung Ihrer Anforderungen und Wünsche.

• Dokumentenerstellung
• Dokumentendesign
• Überprüfung des Inhalts
• Freigabe durch relevante Personen oder Instanzen
• Verteilung über einen Ausgabekanal, etwa per E-Mail, gedruckt oder über eine Onlineplattform
• Nutzung der Dokumente durch den Empfänger
• Archivierung der Dokumente
• Aktualisierung/Überarbeitung bei Neuerungen
• Löschung des Dokuments

Der Document Lifecycle ist ein wiederkehrender Prozess, in dem jede Phase eine entscheidende Rolle spielt, um die Effizienz und die Qualität des Dokumentenmanagements sicherzustellen.

Einen Schritt voraus

Wir sind in Outputmanagementprojekten zu Hause. Dabei sind wir in der Lage, Dokumente sowohl online als auch im Batchbereich abzubilden und bringen tiefgehende Produktkenntnisse in den folgenden marktführenden CCM-Systemen mit:

• kwsoft Serie M/
• Quadient Inspire & DOPiX
• ISIS Papyrus

Hierbei unterstützen wir Sie insbesondere bei der Entwicklung von dynamischen Kundenkorrespondenzen. Unsere langjährige Projekterfahrung mit Organisationen vom Mittelstand bis zum Großunternehmen liefert für Sie einen entscheidenden Mehrwert. Wir setzen Best Practices ein und haben unser Verfahren bei der Erstellung von Dokumenten so weit standardisiert, dass wir Dokumententypen automatisiert analysieren und nötigenfalls in ein neues System überführen können.

Effizienzsteigerung durch Best Practices

• Entwicklung von dynamischen Templates
• Ablösung von Altsystemen (End-of-Life DOPiX)
• Analyse von bestehenden Dokumenten (insbesondere von DOPiX-Repositories)
• Entwicklung von Spezifikationen

Schauen Sie sich dazu auch gern unseren One-Pager zum Thema Templateanalyse an. Hier haben wir für Sie konkret zusammengefasst, welche Automatisierungsmöglichkeiten wir im Bereich der Templatemigration erzielen können und welches Tool wir dafür einsetzen.