ECM & E-Akte steigern Effizienz und Sicherheit: Digitale Dokumentenverwaltung reduziert Papieraufwand, verbessert Compliance und ermöglicht eine sichere, nachvollziehbare Archivierung.
Regulatorische Anforderungen sind komplex, aber machbar: Versicherer müssen Vorgaben wie DSGVO, DORA und GoBD erfüllen, um Datenintegrität, Revisionssicherheit und IT-Resilienz sicherzustellen.
Strategische Implementierung schafft Wettbewerbsvorteile: Unternehmen, die jetzt handeln und ECM-Systeme gezielt einführen, sichern sich regulatorische Konformität und langfristige digitale Innovationskraft.
Die digitale Transformation schreitet rasant voran und macht auch vor der Versicherungsbranche nicht halt. Neben Marktkonsolidierungen und dem zunehmenden Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) sind insbesondere die Einführung von Enterprise Content Management (ECM) und elektronischen Akten (E-Akte) Dauerbrenner, da sie enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung bieten. Doch mit der Digitalisierung wachsen auch die regulatorischen Anforderungen.
Vorteile von ECM und E-Akte in a nutshell
Die Einführung von ECM und E-Akte ermöglicht eine effizientere Dokumentenverwaltung und reduziert Papieraufwand sowie manuelle Prozesse signifikant. Unternehmen profitieren von verbesserter Compliance und Revisionssicherheit, da alle Änderungen nachvollziehbar dokumentiert und gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisiert eingehalten werden. Schnellere Zugriffszeiten auf relevante Dokumente steigern die Produktivität und erleichtern die standortübergreifende Zusammenarbeit – ein klarer Vorteil für kollaboratives Arbeiten und moderne Arbeitsmodelle wie Remote Work und hybrides Arbeiten.
Zusätzlich ermöglicht die Integration mit KI-gestützten Analysetools wertvolle Daten-Insights, die strategische Entscheidungen unterstützen. Eine digitale Aktenverwaltung verbessert zudem die IT-Sicherheit, da sensible Daten zentral und verschlüsselt gespeichert werden können.
Regulatorische Anforderungen für ECM & E-Akte
Die Digitalisierung in der Versicherungsbranche bringt nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch eine wachsende Verantwortung hinsichtlich regulatorischer Vorgaben. Versicherungsunternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre ECM- und E-Akte-Systeme so zu gestalten, dass sie rechtssicher, revisionssicher und widerstandsfähig gegenüber Risiken sind.
Die folgenden Vorgaben haben direkten Einfluss auf die Gestaltung und Nutzung von ECM- und E-Akte-Systemen:
- Datensicherheit: Informationen müssen sicher gespeichert und verarbeitet werden, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden (insb. DSGVO, VAIT, DORA).
- Nachvollziehbarkeit (Audit-Trail & Logging): Jede Änderung an Dokumenten und Akten muss lückenlos protokolliert werden, um eine transparente Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten (insb. GoBD, MaGo, HGB).
- Revisionssichere Archivierung: Geschäftsdokumente müssen unveränderbar und sicher archiviert werden, sodass sie auch Jahre später rechtssicher abrufbar sind (insb. GoBD, HGB, AO).
- Löschkonzepte & Datenmanagement: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen personenbezogene und geschäftliche Daten DSGVO-konform gelöscht werden können.
- Eingeschränkte Einsichtnahme für Prüfungen: Externe Prüfer (z. B. BaFin, Wirtschaftsprüfer) dürfen nur auf die für die Prüfung relevanten Akten Zugriff haben (DORA, VAIT).
- Barrierefreiheitsstärkungsgesetz: Barrierefreiheit sorgt dafür, dass digitale Angebote für alle zugänglich sind – auch für Menschen mit Behinderungen. Ab 2025 müssen Unternehmen darauf achten, dass ihre Software, Websites und Dokumente leicht nutzbar sind (BFSG).
Mit der Einführung des Digital Operational Resilience Act (DORA) steigen zudem die Anforderungen an IT-Risikomanagement, Vorfallsmeldung und Drittanbieter-Kontrolle. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre ECM-Systeme widerstandsfähig gegen Cyberangriffe sind und im Falle von Störungen regulierungskonforme Notfallprozesse greifen. Kernziele sind die Minimierung von Schäden und die Sicherung der Betriebsfähigkeit.
Use Cases: Wie können Versicherer ECM & E-Akte regulatorisch konform nutzen?
1. Revisionssichere Dokumentenarchivierung
Ein Versicherer muss Verträge, Policen und Schadensakten über mehrere Jahre hinweg unveränderbar speichern. Durch die Implementierung einer ECM-Lösung mit WORM-Technologie (Write Once, Read Many) wird sichergestellt, dass Dokumente revisionssicher archiviert sind. Gleichzeitig kann das System nach Ablauf der gesetzlichen Frist eine DSGVO-konforme Löschung durchführen, sofern kein berechtigtes Interesse dagegenspricht.
2. Audit-Trail für interne und externe Prüfungen
Bei einer BaFin-Prüfung muss der Versicherer belegen, dass alle Änderungen an Policen und Schadensakten nachvollziehbar sind. Ein modernes ECM-System ermöglicht eine vollständige Protokollierung (Logging) aller Aktivitäten. Änderungen werden mit Zeitstempel und Benutzerkennung gespeichert, sodass eine lückenlose Dokumentation entsteht.
3. Zugriffskontrolle für externe Prüfer
Ein Wirtschaftsprüfer benötigt Zugriff auf bestimmte Geschäftsakten, soll jedoch nicht das gesamte Archiv durchsuchen können. Über ein Rollen- und Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass nur die relevanten Dokumente für den Prüfer freigegeben werden, ohne Datenschutz- oder Compliance-Verstöße zu riskieren. Hier, wie auch generell bei Berechtigungsthemen, sollte strikt das „Need-to-know-Prinzip“ Anwendung finden.
4. IT-Risikomanagement gemäß DORA
Ein Versicherer setzt auf einen externen Cloud-Anbieter für seine ECM-Plattform. Durch regelmäßige Resilienz-Tests und Sicherheitsüberprüfungen stellt er sicher, dass die IT-Infrastruktur DORA-konform ist. Zudem wird ein Notfallplan implementiert, um ECM-Ausfälle oder Cyberangriffe schnell zu bewältigen. Ein effektives Incident-Management erfordert klar definierte Prozesse, die festlegen, welche Vorfälle erfasst und wie sie eskaliert und priorisiert werden. Klare Verantwortlichkeiten und ein geschultes Krisenteam aus IT- und Compliance-Experten sind essenziell, um auf Störungen schnell zu reagieren. Technische Tools wie Monitoring- und Ticketing-Systeme helfen, Vorfälle frühzeitig zu erkennen, nachzuverfolgen und zu dokumentieren. Zudem müssen Unternehmen regelmäßige Schulungen, Simulationen und Tests durchführen, um Meldepflichten gemäß DORA einzuhalten und die Krisenbewältigung kontinuierlich zu optimieren.
Fazit
ECM- und E-Akte-Systeme sind für Versicherer unverzichtbar, um digitale Prozesse zu optimieren und Compliance-Vorgaben einzuhalten. Die regulatorischen Anforderungen sollten nicht als Hindernis, sondern als Chance gesehen werden, um IT-Sicherheit, Datenintegrität und betriebliche Effizienz zu steigern. Mit einer strategischen Implementierung und den richtigen technischen Maßnahmen kann ECM nicht nur regulatorische Sicherheit bieten, sondern auch die Digitalisierung nachhaltig vorantreiben.
Ein Deep-Dive-Projekt hilft dabei, eine detaillierte Bestandsaufnahme zu machen. Oftmals sind bereits viele der geforderten Maßnahmen vorhanden, und es geht darum, bestehende Systeme zu identifizieren, auf denen man aufbauen kann. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern optimiert auch den Implementierungsprozess, indem bereits bestehende Strukturen genutzt und erweitert werden. Unternehmen, die jetzt handeln und kompetente Partner an ihre Seite holen, sichern sich nicht nur den rechtlichen Schutz, sondern auch einen langfristigen Wettbewerbsvorteil in einer immer digitaleren Versicherungswelt.
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